Créer un collaborateur
Lorsqu'un nouveau collaborateur arrive dans votre entreprise, vous devez créer son dossier collaborateur.
Pour créer un collaborateur n'ayant pas été recruté via le module Recrutement :
Depuis la barre latérale, cliquez sur
> Créer un employé.Sélectionnez le modèle que vous souhaitez appliquer au dossier du collaborateur et cliquez sur Choisir.
Sur certains modèles, l'indication
peut être affichée : au survol de cet indicateur, vous verrez des informations complémentaires ajoutées par votre administrateur pour vous aider dans le choix du modèle.Renseignez tous les champs obligatoires.
Lors de la saisie des champs Nom et Prénom, une recherche d'homonyme est effectuée :
S'il n'existe pas d'homonymes dans Core HR, le message Aucun homonyme trouvé s'affiche.
S'il existe des homonymes, le tableau Liste des homonymes possibles s'affiche :
Si votre nouveau collaborateur ne correspond à aucun des homonymes présents dans le tableau, cliquez sur Non, il s'agit d'un nouvel employé.
Si votre nouveau collaborateur correspond à un des homonymes, vous devez réembaucher la personne, reportez-vous à la section Réembaucher un collaborateur ci-dessous.
En haut de la page, vous pouvez, au choix :
Cliquer sur Créer puis sur Valider sur la pop up qui apparait.
Cliquer sur Enregistrer le brouillon lorsque l'option est active. Le dossier du collaborateur en mode brouillon apparait alors dans le tableau de bord En cours d’embauche : vous pouvez finaliser l'embauche dans un second temps.
Lorsqu'un collaborateur décide de revenir travailler dans votre entreprise, vous devez le réembaucher. En revanche, vous possédez déjà toutes ses informations dans son ancien dossier collaborateur.
Il est possible de réactiver le dossier d'un collaborateur : cela lui permet de garder le même Matricule que précédemment et d'être identifié dans le système comme la même personne.
Veuillez noter qu'en cas de réembauche, on utilise le modèle Master pour le dossier collaborateur jusqu'à la date de début de son nouveau contrat avec votre organisation. Les précédents enregistrements du collaborateur peuvent être consultés uniquement dans les sections de données activées dans le modèle Master.
Pour réembaucher un collaborateur qui a déjà travaillé dans votre organisation :
Depuis la barre latérale, cliquez sur
> Créer un employé.Sélectionnez le modèle que vous souhaitez appliquer au dossier du collaborateur et cliquez sur Choisir.
Sur certains modèles, l'indication
peut être affichée : au survol de cet indicateur, vous verrez des informations complémentaires ajoutées par votre administrateur pour vous aider dans le choix du modèle.Rendez-vous directement dans la section État civil pour renseigner les champs Nom et Prénom du collaborateur.
Le tableau Liste des homonymes possibles s'affiche avec le nom du collaborateur à réembaucher.
Cliquez sur la ligne du collaborateur : le champ Date de naissance est prérenseigné et le bouton Réembaucher remplace le bouton Créer en haut à droite de la page.
Attention : si vous cliquez sur le nom du collaborateur, vous quittez la page de création et vous êtes redirigé vers le dossier du collaborateur en question.
Renseignez tous les champs obligatoires.
En haut de la page, vous pouvez, au choix :
Cliquer sur Réembaucher puis sur Valider.
Cliquer sur Enregistrer le brouillon lorsque l'option est active. Le dossier du collaborateur en mode brouillon apparait alors dans le tableau de bord En cours d’embauche : vous pouvez finaliser l'embauche dans un second temps.
Si votre administrateur a activé le droit correspondant pour votre rôle, vous pouvez enregistrer un formulaire d'événement en mode brouillon.
Ce mode est disponible dès qu'un certain nombre de champs obligatoires ont été renseignés, il suffit de cliquer sur Enregistrer le brouillon en haut à droite de la page du formulaire d'événement.
Si un formulaire d'événement est en mode brouillon, le dossier collaborateur est verrouillé et ne peut pas être modifié. De la même façon, aucun autre événement du collaborateur ne peut être commencé ou terminé depuis un tableau de bord tant que le brouillon n'est pas validé.
Lorsqu'un formulaire d'événement a été enregistré au mode brouillon, cela est indiqué en haut du dossier collaborateur.
Pour déverrouiller le dossier du collaborateur :
Si vous êtes responsable du mode brouillon d'un formulaire d'événement, il faut reprendre le formulaire et l'enregistrer de nouveau en mode brouillon, valider le formulaire ou supprimer l'événement.
Si vous n'êtes pas responsable du mode brouillon, il vous faut attendre que le responsable fasse l'une des trois actions citées ci-dessus.
Dans certains cas, votre administrateur peut vous affecter un droit pour outrepasser ce blocage, vous pouvez alors agir comme le responsable du brouillon.