L'onglet Documents du Dossier collaborateur
L'onglet Document(s) contient un tableau de bord récapitulant les documents du collaborateur et un bouton d'action permet de générer ou d'ajouter un document depuis cette page.
Les documents peuvent être visualisés, téléchargés et supprimés depuis la colonne Actions du tableau de bord, en cliquant respectivement sur 
> Aperçu, Télécharger ou Supprimer.
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Attention :
la prévisualisation n'est disponible que pour les formats suivants : PDF, JPG, JPEG, PNG, GIF ;
la suppression d'un document est une action irréversible.
Les en-têtes de colonnes du tableau contenu dans l'onglet Document(s) sont les suivants :
Type de document : nom du document / pays de délivrance (le cas échéant) / matricule du document (le cas échéant).
Date de début : début de la période de validité du document (le cas échéant).
Date de fin : fin de la période de validité du document (le cas échéant).
Numéro de version : nombre de fichiers par document. Lorsque plusieurs fichiers sont ajoutés dans le même enregistrement, les informations dans chaque colonne sont identiques à l'exception de ce numéro.
Informations complémentaires : informations sur le statut du document, telles que ajouté, généré, signé électroniquement ou signé et la langue du document.
Nom du fichier : nom du fichier source.
Actions : options de signature, de téléchargement et de suppression.
Depuis le dossier collaborateur, allez sur l'onglet Document(s).
Cliquez sur Joindre un document en haut à droite.
Sélectionnez le type de document que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Choisir.
Pour les types Certifications, Contrats et Identifiant national, la clé du document vous est demandée. Cette clé correspond respectivement à la certification concernée, au numéro de contrat et au pays de délivrance.
Cliquez sur l'encart en milieu de page et sélectionnez un fichier depuis votre ordinateur.
Choisissez ensuite les dates de validités du document, indiquez si le document doit être marqué comme signé et modifiez le nom de votre document si besoin.
Les dates sont uniquement à titre indicatif, elles n'ont pas d'incidence sur la disponibilité du document.
Cliquez sur Confirmer en haut à droite de la page pour ajouter votre document.
Le document ajouté est visible dans l'onglet Document(s) avec l'information ajouté dans la colonne Information complémentaires.
Depuis le dossier collaborateur, il est possible, via un modèle de document unique, de générer un document à une date précise de façon à sélectionner les données à afficher dans ce document.
Avec cette option, vous pouvez générer différent type de document pour un collaborateur.
Une fois le document actif et l'option activée pour la génération de documents :
Depuis le dossier d'un collaborateur, allez dans l'onglet Document(s) puis cliquez sur Générer un document en haut à droite ;
Sélectionnez le type de document et cliquez sur Choisir ;
Dans l'étape Propriétés du document, vous pouvez :
Sélectionner la Clé du document pour les documents de type Contrats (avenant) et Certification ;
Cette clé permet de choisir le contrat ou la certification spécifique liés au document généré.
Indiquer une Date de début de validité et une Date d'expiration ;
Ces dates sont uniquement à titre indicatif, elles n'ont pas d'incidence sur la disponibilité du document ou les données présentes.
Modifier le Nom du fichier.
Par défaut, la structure est nomducollaborateur_typededocument_version. Vous pouvez modifier ce nom dans la limite de 150 caractères alphanumériques, sans espaces. Les caractères spéciaux sont pris en compte.
Dans l'étape Sélection des données, vous pouvez :
Choisir la date de génération du document ;
Cette date détermine les données inclues dans le document : seules les sections de données actives au moment de la date de génération seront inclues dans le document généré.
Tous les contrats disponibles à la date de génération indiquée sont affichés en bas de page.
Choisir d'inclure ou non tous les contrats à la date de génération ;
Ce point est détaillé dans la section ci-dessous.
Choisir d'inclure ou non tous les historiques de rémunération ;
Ce point est détaillé dans la section ci-dessous.
Sélectionner le contrat pour la génération du document si plusieurs contrats sont disponibles à la date de génération renseignée.
Si vous choisissez d'inclure tous les contrats, le contrat sélectionné en bas de page sera considéré comme le contrat principal.
Cela inclut les sections de données Situation, Périodes d'essai, Périodes probatoires et Périodes de suspension liées au contrat.
Dans l'étape Propriétés de génération, vous pouvez :
Sélectionner le modèle et la langue du document : les options possibles dépendent de votre configuration Sketch ;
Sélectionner le type de fichier : Word ou PDF.
Cliquez sur Générer un document lorsque toutes les informations sont saisies ;
Le document apparait dans le tableau de bord Document(s) de l'onglet Document(s) : en cliquant sur la ligne du document sur
, vous pouvez le télécharger, le signer électroniquement ou le supprimer.
Lors de la génération du document, deux options sont disponibles pour définir les données qui apparaissent dans le document :
option 1 : Inclure tous les contrats à la date de génération spécifiée
option 2 : Inclure tous les historiques de rémunération (passé, présent, futur)
Exemple de cas d'utilisation : si l'un de vos collaborateurs cumule deux contrats à temps partiel dans votre entreprise, vous pouvez décider de générer son contrat de travail uniquement avec un seul temps partiel.
Vous allez donc garder l'option 1 désactivée et sélectionner le contrat à temps partiel souhaité en bas de page.
Avec l'option 1 désactivée :
le contrat sélectionné à l'étape Sélection des données et ses sources de données liées (Situation, Périodes d'essai, Périodes probatoires et Périodes de suspension) sont utilisés lors de la génération du document ;
la date de génération filtre les autres données : seules les données actives à la date de génération sont incluses dans le document ;
ce fonctionnement est compatible avec les anciens modèles.
Autrement dit, ci-dessous, avec une date de génération du document au 01/02/2023 et le contrat 1 sélectionné :
la situation 1 reliée au contrat 1 est incluse ;
trois enregistrements sont inclus, car ils sont actifs à la date de génération du document.
Exemple de cas d'utilisation : si l'un de vos collaborateurs cumule deux contrats à temps partiel dans votre entreprise, vous pouvez décider de générer son contrat de travail en mentionnant les deux temps partiels et en précisant le contrat principal.
Vous allez donc activer l'option 1 et sélectionner le contrat à temps partiel principal du collaborateur en bas de page.
Avec l'option 1 activée :
le contrat sélectionné à l'étape Sélection des données et ses sources de données liées (Situation, Périodes d'essai, Périodes probatoires et Périodes de suspension) sont utilisés lors de la génération du document ;
sur Sketch, pour la catégorie isselected, ce contrat est marqué avec la valeur true.
les autres contrats actifs à la date de génération sont également inclus ;
la date de génération filtre les autres données : seules les données actives à la date de génération sont incluses dans le document.
Autrement dit, ci-dessous, avec une date de génération du document au 01/02/2023 et le contrat 1 sélectionné :
la situation 1 reliée au contrat 1 est inclue ;
le contrat 2 et sa situation 2 sont inclus ;
trois enregistrements sont inclus, car ils sont actifs à la date de génération du document.
Vous souhaitez générer le contrat de travail de votre collaborateur, en affichant uniquement les informations de rémunération actuelle du CDI.
Vous allez donc garder l'option 2 désactivée.
Avec l'option 2 désactivée :
seuls les éléments de rémunération actifs à la date de génération sont inclus dans le document ;
sur Sketch, pour la catégorie HistoricalOrderIndex, ces éléments sont marqués avec la valeur 0.
ce fonctionnement est compatible avec les anciens modèles.
Autrement dit, ci-dessous, avec une date de génération du document au 01/03/2023 :
seuls les éléments de l'année 2023 sont inclus, avec la valeur 0
Vous souhaitez générer le contrat de travail de votre collaborateur, en affichant toutes les informations de rémunération depuis son arrivée dans l'entreprise.
Avec l'option 2 activée :
toutes les versions des éléments de rémunération sont inclues dans le document ;
sur Sketch, pour la catégorie HistoricalOrderIndex, les éléments sont marqués avec la valeur :
-1 pour les éléments passés ;
0 pour les éléments à la date de génération ;
1 pour les éléments futurs.
Autrement dit, ci-dessous, avec une date de génération du document au 01/03/2023 :
tous les enregistrements sont inclus, avec une valeur HistoricalOrderIndex différente.
Lorsqu'un document est ajouté ou généré pour un collaborateur, il est possible de le signer.
Deux types de signatures existent :
la signature simple pour les documents ajoutés au dossier collaborateur ;
la signature électronique pour les documents générés avec l'option de Génération de document.
Lorsqu'un document a été ajouté via le bouton Ajouter un document depuis l'onglet Document(s) du dossier collaborateur, celui-ci apparait dans le tableau de bord avec le tag Ajouté dans la colonne Informations complémentaires.
Pour signer un document, depuis l'onglet Document(s) du dossier collaborateur :
Sur la ligne du document, cliquez sur le bouton
de la colonne Actions ;Cliquez sur Marquer comme signé ;
L'indication Signé apparait alors dans la colonne Informations complémentaires.
Prérequis :
vous devez avoir souscrit à l'option Signature électronique du partenaire Connective ;
vous devez avoir les droits nécessaires côté Administration : Signer électroniquement des documents digitaux et Visualiser le suivi de signature électronique.
Lorsqu'un document a été généré via le bouton Générer un document depuis l'onglet Document(s) du dossier collaborateur, celui-ci apparait dans le tableau de bord avec l'indication Généré dans la colonne Informations complémentaires.
Il est alors possible de procéder à la signature électronique du document, de quatre façons différentes :
le code email : le signataire reçoit un code par mail à renseigner lors de la signature ;
l'écrit à la main : le signataire renseigne son nom et prénom et choisit une typographie pour signer ;
la signature manuelle : le signataire signe manuellement dans un encart ;
le code SMS : le signataire reçoit un code par SMS à renseigner lors de la signature.
Pour lancer la procédure de signature électronique d'un document, depuis l'onglet Document(s) du dossier collaborateur :
Sur la ligne du document, cliquez sur le bouton
de la colonne Actions ;Cliquez sur Signer ce document ;
Dans la colonne Signataire, sélectionnez un collaborateur ;
Dans la colonne Mail, renseignez l'email du collaborateur ;
Ce champ est obligatoire, peu importe la méthode utilisée.
Choisissez une option dans la colonne Mode de signature ;
Si l'option de signature est le code SMS, le numéro de téléphone est obligatoire dans la colonne Mobile, au format + indicatif pays.
Dans la colonne Langue, sélectionnez la langue dans laquelle le destinataire recevra le mail et verra les configurations de signature ;
Si plusieurs personnes doivent signer le document, cliquez sur le bouton
Ajouter une nouvelle ligne en haut à droite et renseignez les informations pour chaque signataire.Vous pouvez ajouter au maximum neuf signataires ;
L'ordre peut avoir un impact en fonction de votre configuration, contactez votre administrateur pour plus d'information ;
Vous pouvez supprimer un signataire en cliquant sur le bouton
de la colonne Actions, puis sur
Supprimer.
Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur Inviter pour lancer la procédure de signature électronique.
L'indication En attente de signature apparait alors dans le tableau de bord, dans la colonne Informations complémentaires.
Lorsque la procédure de signature est lancée depuis le back office Core HR, un mail est envoyé au signataire avec un lien pour accéder à l'outil de signature en ligne.
Depuis ce lien :
Le signataire doit lire le document en entier et cocher la case en bas (acceptation des conditions d'utilisations, de la politique de confidentialité et de la politique de cookies) puis cliquer sur Commencer à signer.
En fonction de la méthode de signature :
Code email : le signataire renseigne son adresse mail complète. Un code lui est envoyé à cette adresse et il doit le renseigner pour signer le document.
Si le mail ne correspond pas à celui renseigné lors du lancement de la procédure, le signataire ne peut pas passer à l'étape suivante.
Écrit à la main : le signataire choisit une police d'écriture et modifie si besoin le nom utilisé pour la signature pour signer le document.
Manuel : le signataire signe dans l'encart prévu pour signer le document.
Code SMS : le signataire renseigne les quatre derniers chiffres de son numéro de téléphone. Un code lui est envoyé et il doit le renseigner pour signer le document.
Si le numéro de téléphone ne correspond pas à celui renseigné lors du lancement de la procédure, le signataire ne peut pas passer à l'étape suivante.
Une fois les informations renseignées, un message indique que le document est bien signé et la signature apparait en bas du document.
L'indication Signé électroniquement apparait alors dans le tableau de bord Document(s), dans la colonne Informations complémentaires.
Dans le cas où il y a plusieurs signataires, cette indication n'apparait que lorsque tous les signataires ont signé.
Pour savoir quel signataire a déjà signé le document, depuis le tableau de bord Document(s), en cliquant sur le bouton
de la colonne Actions, puis sur Voir statut signature, il est indiqué Signé dans la colonne Statut pour les personnes ayant déjà signé le document. Les autres ont l'indication En attente de signature.
Cas particulier : si un signataire refuse de signer le document, il peut cliquer sur le bouton Refuser lors de la lecture et expliquer son refus dans la pop-up qui apparait. La procédure de signature est entièrement arrêtée, pour tous les signataires.
Pour ce signataire, depuis le tableau de bord Document(s), en cliquant sur le bouton de la colonne Actions, puis sur Voir statut signature, il est indiqué Refusé dans la colonne Statut avec le motif du refus dans la colonne d'à côté.
Sur la ligne du document, il est indiqué Signature refusée dans la colonne Informations complémentaires.
Une fois la signature refusée par un signataire, il faut annuler tout le processus depuis la pop-up du statut de signature et le recommencer.