Référentiels - Référentiels personnalisés
Un référentiel est un élément de Core HR, rassemblant des données utilisées dans les champs de type liste déroulante du module. Les référentiels permettent de classer ces données par type ou sujet, ils sont paramétrables et permettent de garder une logique et une continuité dans les informations des dossiers collaborateurs.
Les référentiels utilisent la stratégie de gestion des versions de données Core HR pour avoir un historique et permettre à votre organisation de construire de futures versions de référentiels afin d'anticiper les changements.
Les référentiels sont classés dans huit catégories : Structure de l’entreprise, Gestion des contrats, Rémunération & Avantages, Réglementation locale, Emplois et compétences, Document(s), Autres, Référentiels personnalisés.
Un référentiel est une structure plate ou arborescente qui contient des éléments de données appelés nœuds. Chaque nœud correspond à une ligne lorsque vous ouvrez un référentiel.
Un nœud contient un certain nombre d'informations, préconfigurées par votre entreprise et Cegid HR.
Dans les référentiels arborescents, les nœuds peuvent avoir des nœuds enfants. En revanche, dans les référentiels horizontaux, tous les nœuds se situent au niveau de la racine.
En cliquant sur un référentiel :
si le référentiel n'a pas été créé, le message Ce référentiel n'a pas encore été créé est affiché avec un bouton pour la création de ce référentiel ;
si le référentiel existe, la liste des nœuds du premier niveau s'affiche.
Si le nœud possède un nœud enfant, une flèche bleue est cliquable à droite
pour y accéder, et ainsi de suite jusqu'au dernier niveau. Tant que le nœud ne possède pas de nœud enfant, la flèche reste grisée 
.À noter que le référentiel Types de documents (catégorie Document(s)) ne peut avoir que trois niveaux au maximum.
Plusieurs options et fonctionnalités sont également disponibles en fonction des référentiels :
la propriété clé reliée dans le module Administration ;
le sélecteur de version
;l’icône recherche de nœuds
et le burger menu des options de référentiels 
;l'option Montrer les nœuds inactifs ;
les options du nœud via le bouton
;le message Inchangé depuis le JJ/MM/AAAA si l’enregistrement du nœud n’a jamais été modifié ;
le message X nœuds(s) à ce niveau en bas de page.
Comme expliqué un peu plus haut, la majorité des référentiels ont l'indication de la Propriété clé (PPC) avec laquelle ils sont reliés dans le module Administration.
Les Propriétés clés sont l'équivalent des référentiels Core HR dans le module Administration : elles alimentent les listes déroulantes des modules de la suite Cegid HR.
En revanche, une Propriété clé est un référentiel non versionné, seule la version courante existe.
Lorsque, dans Core HR, l'indication de la PPC liée est affichée, cela signifie que la donnée courante du référentiel Core HR est recopiée dans la PPC correspondante du module Administration. Dans ce cas, la gestion se fait depuis Core HR.
La recopie des informations permet aux autres modules de venir récupérer la donnée pour l'exploiter par la suite.
Dans le cas où il n'y a pas d'indication de PPC liée, le référentiel peut provenir des Données de références du module Administration, comme la Situation matrimoniale. Les Données de références sont des référentiels plat, à l'inverse des PPC.
Enfin, certaines données proviennent de référentiels systèmes, non accessible depuis l'application, car ils doivent respecter des normes ISO, comme la liste des pays.
Afin de pouvoir gérer les référentiels et les nœuds reliés, des droits sont à activer sur les rôles nécessaires, depuis le module Administration.
Module | Sous module | Droit | Description |
|---|---|---|---|
Administration | Référentiels | Accéder à la configuration des référentiels | Permet d'accéder au menu |
Administration | Référentiels | Accéder à la gestion des référentiels | Permet de visualiser le menu Référentiels |
Administration | Référentiels | Accéder à la vue graphique des référentiels | Permet d'accéder au menu |
Administration | Référentiels | Accéder à l'historique des nœuds | Permet d'accéder, au niveau d'un nœud, au menu |
Administration | Référentiels | Modifier les versions passées des référentiels | Permet de créer ou modifier un nœud dans une version précédente du référentiel |
Administration | Référentiels | Visualiser la liste : {Nom du référentiel} | Permet de visualiser le référentiel nommé |
Administration | Référentiels | Éditer la liste : {Nom du référentiel} Modifier la liste des mutuelles | Permet de modifier le référentiel nommé Le référentiel Mutuelles de la catégorie Autres nécessite un droit supplémentaire |
Administration | Référentiels | Éditer les bibliothèques personnalisées | Permet de modifier les référentiels personnalisés |
Administration | Référentiels | Visualiser les bibliothèques personnalisées | Permet de visualiser les référentiels personnalisés |
Pour créer un référentiel personnalisé, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels > Référentiels personnalisés.Cliquez sur
Ajouter un référentiel.Renseignez le nom du référentiel, son code et choisissez une PPC à relier ou gardez l'option Créer une nouvelle organisation pour créer une PPC du même nom du référentiel.
Créez ensuite les nœuds de votre référentiel en suivant la procédure dans la section Créer un nœud de l'article suivant.
Dès que vous créez un référentiel personnalisé, un champ personnalisé lié au statut Inactif est créé automatiquement : ce champ est de type Liste et ses valeurs correspondent aux nœuds du référentiel créé.
La configuration des valeurs du référentiel se fait depuis le menu Référentiels, tandis que la configuration du champ personnalisé reste dans le menu 
Configurations : un bouton permet de passer du champ personnalisé au référentiel personnalisé lié.
Une fois le référentiel et le champ personnalisé lié créés, pour utiliser les valeurs dans un dossier collaborateur :
Assurez-vous que les nœuds du référentiel ainsi que le champ personnalisé sont au statut Actif.
Depuis l'onglet Modèles, éditez le modèle souhaité.
Ajoutez la section de données Section de données personnalisable.
Cochez l'option Visible pour le champ personnalisé lié et cliquez sur Enregistrer.
Depuis le dossier d'un collaborateur, au niveau de la section de donnée Section de données personnalisable, cliquez sur l'icône
pour ajouter un enregistrement.Sélectionnez le champ personnalisé lié.
Les valeurs de la liste déroulante correspondent aux valeurs des nœuds du référentiel personnalisé.
Veuillez noter que l'option Configuration n'est disponible que pour les référentiels arborescents.
Elle permet de déterminer si tous les nœuds d’un référentiel arborescent sont disponibles dans les menus déroulants des sections de données, ou seulement les nœuds du niveau le plus bas.
Si les nœuds du premier niveau ne sont utilisés que pour séparer et classer les nœuds inférieurs, vous ne devez donner accès qu'aux nœuds inférieurs.
Par exemple :
dans le référentiel Structure organisationnelle, chaque nœud correspond à un emploi, tous les nœuds situés à tous les niveaux doivent donc pouvoir être sélectionnés ;
dans le référentiel Structure géographique, si les nœuds du premier niveau sont des pays et les nœuds enfants correspondent aux villes, vous pouvez choisir d'afficher uniquement les villes dans les listes déroulantes.
Pour utiliser l'option Configuration d'un référentiel arborescent, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
En haut à droite, cliquez sur
> Configuration.L’option Oui est sélectionnée par défaut :
laissez l’option Oui sélectionnée si vous souhaitez que tous les nœuds soient sélectionnables dans les listes déroulantes ;
sélectionnez Non si vous souhaitez que seuls les nœuds du niveau le plus bas soient sélectionnables.
Cliquez sur Valider pour sauvegarder votre sélection.
Cette procédure est à effectuer lorsqu'une version a été créée par erreur, par exemple, avec une date de début erronée, ou qu'elle n’est pas utilisée.
Veuillez noter que :
vous pouvez supprimer une version seulement si aucun nouveau nœud ou enregistrement du nœud a été créé dans cette version.
Dans ce cas, tous les nœuds ont le message Inchangé depuis le JJ/MM/AAAA sur leur ligne.
si vous essayez de supprimer une version qui contient un nouveau nœud ou enregistrement nœud, le message suivant s'affiche :
Suppression non autorisée
La suppression demandée pourrait rendre l'organisation instable.
Pour supprimer une version d'un référentiel, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
Sélectionnez la version du référentiel que vous souhaitez supprimer avec le sélecteur de version.
En haut à droite, cliquez sur
> Supprimer la version.Cliquez sur Supprimer pour confirmer votre choix.
En général, vous ne purgez un référentiel qu’après l’avoir créé dans Core HR ou via import, et que vous avez constaté des erreurs qui justifient de purger puis de recréer le référentiel plutôt que de tenter de résoudre ces erreurs.
Veuillez noter que :
vous ne pouvez purger un référentiel que si les valeurs de ce référentiel n'ont jamais été utilisées ;
si vous essayez de purger un référentiel déjà utilisé, le message suivant s'affiche :
Suppression non autorisée
Ce référentiel ne peut pas être purgé car il est déjà utilisé.
Pour purger un référentiel, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
En haut à droite, cliquez sur
> Purge.Cliquez sur Valider pour confirmer votre choix.
Vous pouvez avoir à éditer un référentiel pour refléter des changements au sein de votre entreprise : création d'un nœud, modification d'un nœud avec un nouvel enregistrement, activation ou désactivation d'un nœud, etc.
Veuillez noter que si vous souhaitez ajouter un grand nombre d’enregistrements du nœud à la même version, il est possible de les ajouter via import. Talentsoft vous recommande de créer une version dans le module Core HR avant d’importer les enregistrements du nœud. Cela vous permet d'appliquer systématiquement la date de début de la version comme date de début des nœuds et des enregistrements du nœud dans votre fichier d'import, réduisant ainsi les risques d’erreurs liées à une saisie manuelle.
Exemple de cas d'usage : ouverture d'un nouveau bureau, entrainant la création d'un nouveau nœud dans le référentiel Structure géographique.
Pour créer un nœud, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
En haut à droite, cliquez sur
> Créer un nœud, ou depuis un nœud existant, cliquez sur > Créer un nœud enfant.Renseignez les informations du nœud.
Le champ Nœud parent est prérempli avec l'information du nœud parent en fonction de l'emplacement dans lequel vous étiez lors de l'étape 3.
Vous pouvez modifier le nœud parent si vous souhaitez placer votre nouveau nœud à un emplacement différent dans le référentiel.
Cliquez sur Sauvegarder comme nouveau pour créer votre nœud.
Si vous souhaitez créer un nœud enfant suite à vos actions, cliquez sur les flèches sur les nœuds jusqu'à arriver à l'emplacement du nœud enfant et recommencez la procédure ci-dessus.
Généralement, vous supprimez un nœud après :
l’avoir créé dans le module Core HR ou l’avoir importé et avoir découvert des erreurs ;
une demande par le département RH, car le nœud n’a jamais été utilisé.
Vous pouvez supprimer un nœud uniquement s'il n'est pas utilisé dans un dossier collaborateur et s'il ne possède pas de nœud enfant.
Si vous essayez de supprimer un nœud utilisé, le message suivant s'affiche :
Suppression non autorisée
Supprimer ce nœud impliquerait la suppression d'autres nœuds et des éventuels historiques liés.
Pour supprimer un nœud depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
Sur le nœud souhaité, cliquez sur
> Supprimer nœud.Cliquez sur Valider.
Les référentiels utilisent le même processus de recopie que les sections de données. Cependant, comme la plupart des référentiels sont recopiés individuellement dans les PPC du module Administration, le mode de fonctionnement est différent.
La recopie permet de rendre toutes les données des référentiels Core HR disponibles dans les autres modules de la suite Cegid HR.
En revanche, seules les données de la version courante sont recopiées, le module Administration n’utilisant pas la stratégie de gestion des versions.
Il existe deux types de recopie :
la recopie instantanée : cette recopie est lancée dès que vous modifiez l'enregistrement du nœud de la version actuelle d'un référentiel.
Par exemple : la modification du libellé ou la désactivation du nœud de la version actuelle.
la recopie planifiée : cette recopie a lieu toutes les 24 heures, généralement en début de matinée. Elle n'a lieu que lorsque Core HR détecte une nouvelle version d'un référentiel à la date du jour.
Dans l'exemple ci-dessous, au 01/01/2024, la recopie planifiée va désactiver le centre médical 2 (nœuds et structure) et activer le centre médical 4 (nœuds et structure) dans le module Administration, mais elle ne concerne pas les deux autres centres médicaux qui n'ont pas évolués à cette date.
