Référentiels - Structure de l’entreprise
Un référentiel est un élément de Core HR, rassemblant des données utilisées dans les champs de type liste déroulante du module. Les référentiels permettent de classer ces données par type ou sujet, ils sont paramétrables et permettent de garder une logique et une continuité dans les informations des dossiers collaborateurs.
Les référentiels utilisent la stratégie de gestion des versions de données Core HR pour avoir un historique et permettre à votre organisation de construire de futures versions de référentiels afin d'anticiper les changements.
Les référentiels sont classés dans huit catégories : Structure de l’entreprise, Gestion des contrats, Rémunération & Avantages, Réglementation locale, Emplois et compétences, Document(s), Autres, Référentiels personnalisés.
Un référentiel est une structure plate ou arborescente qui contient des éléments de données appelés nœuds. Chaque nœud correspond à une ligne lorsque vous ouvrez un référentiel.
Un nœud contient un certain nombre d'informations, préconfigurées par votre entreprise et Cegid HR.
Dans les référentiels arborescents, les nœuds peuvent avoir des nœuds enfants. En revanche, dans les référentiels horizontaux, tous les nœuds se situent au niveau de la racine.
En cliquant sur un référentiel :
si le référentiel n'a pas été créé, le message Ce référentiel n'a pas encore été créé est affiché avec un bouton pour la création de ce référentiel ;
si le référentiel existe, la liste des nœuds du premier niveau s'affiche.
Si le nœud possède un nœud enfant, une flèche bleue est cliquable à droite
pour y accéder, et ainsi de suite jusqu'au dernier niveau. Tant que le nœud ne possède pas de nœud enfant, la flèche reste grisée 
.À noter que le référentiel Types de documents (catégorie Document(s)) ne peut avoir que trois niveaux au maximum.
Plusieurs options et fonctionnalités sont également disponibles en fonction des référentiels :
la propriété clé reliée dans le module Administration ;
le sélecteur de version
;l’icône recherche de nœuds
et le burger menu des options de référentiels 
;l'option Montrer les nœuds inactifs ;
les options du nœud via le bouton
;le message Inchangé depuis le JJ/MM/AAAA si l’enregistrement du nœud n’a jamais été modifié ;
le message X nœuds(s) à ce niveau en bas de page.
Depuis la vue d'un référentiel sous forme de nœuds, il est possible de modifier l'aspect visuel pour passer sur une vue graphique.
Pour cela, cliquez sur le bouton Passer en vue graphique : attention, tous les référentiels n'ont pas cette option.
La vue qui s'affiche vous permet de mieux visualiser l'ensemble du référentiel, tout en passant d'un nœud à l'autre. Quelques options sont également disponibles :
Zoom en activant l'option en bas à droite.
Dans le cas du référentiel Structure organisationnelle, cette option permet l'affichage du manager relié au nœud.
Épingler un nœud en cliquant sur
> Épingler : cela vous permet, lors de l'utilisation de l'option Tout fermer sauf épinglés, d'afficher uniquement les nœuds sélectionnés.Via le bouton
> Passer à la vue verticale, une nouvelle visualisation est possible.Pour les référentiels Structure juridique et Structure organisationnelle uniquement, un bouton Export est disponible si les droits respectifs suivant sont activés : Exporter l’organigramme du référentiel de la structure juridique et Exporter l’organigramme du référentiel de la structure organisationnelle.
Comme expliqué un peu plus haut, la majorité des référentiels ont l'indication de la Propriété clé (PPC) avec laquelle ils sont reliés dans le module Administration.
Les Propriétés clés sont l'équivalent des référentiels Core HR dans le module Administration : elles alimentent les listes déroulantes des modules de la suite Cegid HR.
En revanche, une Propriété clé est un référentiel non versionné, seule la version courante existe.
Lorsque, dans Core HR, l'indication de la PPC liée est affichée, cela signifie que la donnée courante du référentiel Core HR est recopiée dans la PPC correspondante du module Administration. Dans ce cas, la gestion se fait depuis Core HR.
La recopie des informations permet aux autres modules de venir récupérer la donnée pour l'exploiter par la suite.
Dans le cas où il n'y a pas d'indication de PPC liée, le référentiel peut provenir des Données de références du module Administration, comme la Situation matrimoniale. Les Données de références sont des référentiels plat, à l'inverse des PPC.
Enfin, certaines données proviennent de référentiels systèmes, non accessible depuis l'application, car ils doivent respecter des normes ISO, comme la liste des pays.
Afin de pouvoir gérer les référentiels et les nœuds reliés, des droits sont à activer sur les rôles nécessaires, depuis le module Administration.
Module | Sous module | Droit | Description |
|---|---|---|---|
Administration | Référentiels | Accéder à la configuration des référentiels | Permet d'accéder au menu |
Administration | Référentiels | Accéder à la gestion des référentiels | Permet de visualiser le menu Référentiels |
Administration | Référentiels | Accéder à la vue graphique des référentiels | Permet d'accéder au menu |
Administration | Référentiels | Accéder à l'historique des nœuds | Permet d'accéder, au niveau d'un nœud, au menu |
Administration | Référentiels | Modifier les versions passées des référentiels | Permet de créer ou modifier un nœud dans une version précédente du référentiel |
Administration | Référentiels | Visualiser la liste : {Nom du référentiel} | Permet de visualiser le référentiel nommé |
Administration | Référentiels | Éditer la liste : {Nom du référentiel} Modifier la liste des mutuelles | Permet de modifier le référentiel nommé Le référentiel Mutuelles de la catégorie Autres nécessite un droit supplémentaire |
Administration | Référentiels | Éditer les bibliothèques personnalisées | Permet de modifier les référentiels personnalisés |
Administration | Référentiels | Visualiser les bibliothèques personnalisées | Permet de visualiser les référentiels personnalisés |
Une version correspond à l'ensemble d'une arborescence d'un référentiel pour une période donnée : les nœuds parents et enfants, ainsi que les enregistrements des nœuds.
Si un changement doit être opéré dans un référentiel, une nouvelle version doit être créée. Dans ce cas, la nouvelle version est identique à la version précédente, et vous la modifiez par la suite.
Une version :
possède une date de début et peut avoir une date de fin si une version ultérieure existe, ou pas de date de fin s'il n'y a pas de version ultérieure ;
ne peut pas être écrasée en créant une nouvelle version avec la même date de début (le message d’erreur Une version existe déjà à cette date d'effet apparaît).
Lors de la création d'une nouvelle version, vous pouvez :
ajouter un nouveau nœud ;
Exemple : votre entreprise ouvre un nouveau bureau, vous ajoutez un nœud dans le référentiel Structure géographique.
activer ou désactiver un nœud ;
Exemple : votre entreprise a fermé des bureaux en France il y a quelques années (désactivation du nœud dans la Structure géographique), et décide de les ouvrir de nouveau (activation du nœud dans la Structure géographique).
créer un nouvel enregistrement sur un nœud existant ;
Exemple : votre entreprise se restructure, et une entité de la Structure juridique passe d'une entité parent A à une entité parent B. Vous devez alors créer un nouvel enregistrement afin de garder l'historique de rattachement.
Un enregistrement possède une date de début et peut avoir une date de fin si un enregistrement ultérieur existe.
Il se répète dans toutes les versions, jusqu'à la création d'un nouvel enregistrement sur le nœud.
Tant qu'un enregistrement n'est pas modifié sur une version donnée, le message suivant s'affiche sur la ligne du nœud : Inchangé depuis le JJ/MM/AAAA.
modifier un nœud existant, sans nouvel enregistrement.
Exemple : vous voyez une faute d'orthographe dans le nom d'un nœud. La modification d'un nœud sans nouvel enregistrement ne garde pas la donnée précédente, cette action doit donc être faite ponctuellement.
À noter : la procédure ci-dessous s'applique aussi bien pour la création d'une version future du référentiel qu'une version antérieure.
Pour ajouter une nouvelle version à un référentiel, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
En haut à droite, cliquez sur
> Ajouter une version de référentiel.Si l’option Montrer les nœuds inactifs est désactivée, activez-la : cela vous permet de vérifier si les nœuds que vous souhaitez ajouter à la nouvelle version sont déjà présents, mais définis comme Inactifs. Dans ce cas, vous pouvez créer la nouvelle version puis activer les nœuds concernés à l’aide de la procédure Activer un nœud.
Saisissez dans le champ Date d’effet le premier jour de cette nouvelle version.
La date de fin de la version actuelle sera prolongée jusqu'à la veille de la date d'effet renseignée.
Si vous saisissez la même date d’effet que celle de la version actuelle, le message Une version existe déjà à cette date d’effet s’affiche et l’option Valider est grisée, vous empêchant ainsi de créer la version.
Cliquez sur Valider pour créer la nouvelle version.
La nouvelle version hérite de tous les nœuds et enregistrements du nœud de la version actuelle.
Veuillez noter que :
si la PPC n'existe pas dans le module Administration, il faut la créer en même temps que le référentiel, depuis le module Core HR ;
si la PPC existe déjà dans le module Administration, il suffit de la sélectionner lors de la création du référentiel ;
dès qu'une PPC est reliée à un référentiel, le contrôle de la PPC est transféré au module Core HR.
Dans ce cas, dans le module Administration, il est indiqué le message suivant : Ce référentiel n’est administrable que depuis le module Talentsoft Hub (le « Hub » faisant référence au module Core HR).
Pour créer un référentiel et l'alimenter avec une Propriété clé (PPC), depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
Le message Ce référentiel n'a pas encore été créé est affiché.
Cliquez sur le bouton Créer un référentiel.
Sélectionnez la PPC et la date d'effet souhaitée pour ce référentiel.
Si la PPC existe déjà : sélectionnez-la dans la liste Propriété clé.
Si la PPC n'existe pas encore : gardez l'option Créer une nouvelle organisation sélectionnée.
Cliquez sur Confirmer.
Dans le cas où la PPC existait déjà, les informations de cette dernière sont automatiquement ajoutées comme des nœuds du référentiel.
Si la PPC n'existait pas, elle est créée en même temps que le référentiel dans le module Administration. En revanche, elle reste vide tant que vous n'avez pas créé une version et les nœuds associés, qui seront par la suite recopiés dans le module Administration.
Veuillez noter que l'option Configuration n'est disponible que pour les référentiels arborescents.
Elle permet de déterminer si tous les nœuds d’un référentiel arborescent sont disponibles dans les menus déroulants des sections de données, ou seulement les nœuds du niveau le plus bas.
Si les nœuds du premier niveau ne sont utilisés que pour séparer et classer les nœuds inférieurs, vous ne devez donner accès qu'aux nœuds inférieurs.
Par exemple :
dans le référentiel Structure organisationnelle, chaque nœud correspond à un emploi, tous les nœuds situés à tous les niveaux doivent donc pouvoir être sélectionnés ;
dans le référentiel Structure géographique, si les nœuds du premier niveau sont des pays et les nœuds enfants correspondent aux villes, vous pouvez choisir d'afficher uniquement les villes dans les listes déroulantes.
Pour utiliser l'option Configuration d'un référentiel arborescent, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
En haut à droite, cliquez sur
> Configuration.L’option Oui est sélectionnée par défaut :
laissez l’option Oui sélectionnée si vous souhaitez que tous les nœuds soient sélectionnables dans les listes déroulantes ;
sélectionnez Non si vous souhaitez que seuls les nœuds du niveau le plus bas soient sélectionnables.
Cliquez sur Valider pour sauvegarder votre sélection.
Cette procédure est à effectuer lorsqu'une version a été créée par erreur, par exemple, avec une date de début erronée, ou qu'elle n’est pas utilisée.
Veuillez noter que :
vous pouvez supprimer une version seulement si aucun nouveau nœud ou enregistrement du nœud a été créé dans cette version.
Dans ce cas, tous les nœuds ont le message Inchangé depuis le JJ/MM/AAAA sur leur ligne.
si vous essayez de supprimer une version qui contient un nouveau nœud ou enregistrement nœud, le message suivant s'affiche :
Suppression non autorisée
La suppression demandée pourrait rendre l'organisation instable.
Pour supprimer une version d'un référentiel, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
Sélectionnez la version du référentiel que vous souhaitez supprimer avec le sélecteur de version.
En haut à droite, cliquez sur
> Supprimer la version.Cliquez sur Supprimer pour confirmer votre choix.
En général, vous ne purgez un référentiel qu’après l’avoir créé dans Core HR ou via import, et que vous avez constaté des erreurs qui justifient de purger puis de recréer le référentiel plutôt que de tenter de résoudre ces erreurs.
Veuillez noter que :
vous ne pouvez purger un référentiel que si les valeurs de ce référentiel n'ont jamais été utilisées ;
si vous essayez de purger un référentiel déjà utilisé, le message suivant s'affiche :
Suppression non autorisée
Ce référentiel ne peut pas être purgé car il est déjà utilisé.
Pour purger un référentiel, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
En haut à droite, cliquez sur
> Purge.Cliquez sur Valider pour confirmer votre choix.
Rappel :
Il est impératif de créer une nouvelle version du référentiel avant chaque changement effectif à une date précise. Chaque nouvelle version correspond à l'ensemble des modifications d'un référentiel à une date donnée.
Si vous créez un nouvel enregistrement d'un nœud, assurez-vous que l'enregistrement précédent est correct, afin de ne pas propager des informations incorrectes.
Si vous créez un nouveau nœud, la date d'effet du nœud correspond à la date de début de la version dans laquelle le nœud est créé et cette date n'est pas modifiable lors de la création.
Si la date d'effet du nœud doit être différente, créez une nouvelle version avec la bonne date de début, puis créez votre nœud.
Vous pouvez avoir à éditer un référentiel pour refléter des changements au sein de votre entreprise : création d'un nœud, modification d'un nœud avec un nouvel enregistrement, activation ou désactivation d'un nœud, etc.
Veuillez noter que si vous souhaitez ajouter un grand nombre d’enregistrements du nœud à la même version, il est possible de les ajouter via import. Talentsoft vous recommande de créer une version dans le module Core HR avant d’importer les enregistrements du nœud. Cela vous permet d'appliquer systématiquement la date de début de la version comme date de début des nœuds et des enregistrements du nœud dans votre fichier d'import, réduisant ainsi les risques d’erreurs liées à une saisie manuelle.
Exemple de cas d'usage : ouverture d'un nouveau bureau, entrainant la création d'un nouveau nœud dans le référentiel Structure géographique.
Pour créer un nœud, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
Sélectionnez la version du référentiel dans laquelle vous souhaitez ajouter le nœud avec le sélecteur de version.
En haut à droite, cliquez sur
> Créer un nœud à partir de cette version.Renseignez les informations du nœud.
Le champ Nœud parent est prérempli avec l'information du nœud parent en fonction de l'emplacement dans lequel vous étiez lors de l'étape 4.
Vous pouvez modifier le nœud parent si vous souhaitez placer votre nouveau nœud à un emplacement différent dans le référentiel.
Cliquez sur Sauvegarder comme nouveau pour créer votre nœud.
Si vous souhaitez créer un nœud enfant suite à vos actions, cliquez sur les flèches sur les nœuds jusqu'à arriver à l'emplacement du nœud enfant et recommencez la procédure ci-dessus.
Exemple de cas d'usage : changement du nom d'une marque, entrainant la modification d'un nœud déjà existant dans le référentiel Structure organisationnelle.
Attention : nous vous recommandons de ne jamais modifier le Code d’un nœud, car des procédures techniques peuvent utiliser ce code. Nous vous conseillons de désactiver le nœud dans ce cas.
Pour créer un nouvel enregistrement d'un nœud, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
Sélectionnez la version du référentiel dans laquelle vous souhaitez créer le nouvel enregistrement avec le sélecteur de version.
Sur la ligne du nœud, cliquez sur
> Créer un nouvel enregistrement.La date d'effet de ce nouvel enregistrement est la date de début de la version sélectionnée, affichée en haut de la fenêtre d'édition.
Modifiez tous les champs que vous souhaitez.
Cas du champ Statut : si vous passez ce champ à Inactif, le nœud est désactivé à la date d'effet de la version sélectionnée et ne sera plus sélectionnable dans le dossier collaborateur à partir de cette date.
Vous pourrez toujours y accéder en activant l'option Montrer les nœuds inactifs.
Cliquez sur Sauvegarder comme nouveau pour créer votre nouvel enregistrement.
Dans le cas particulier où vous devez désactiver un certain nombre de nœuds, nous vous recommandons de commencer par le nœud enfant le plus bas, puis de remonter au fur et à mesure, en passant le champ Statut à Inactif via un nouvel enregistrement à chaque fois.
Exemple de cas d'usage : faute de frappe dans le libellé d'une des villes, entrainant la modification du nœud, sans création d'un nouvel enregistrement, dans le référentiel Structure géographique.
Attention : cette fonctionnalité modifie les informations de la version courante du nœud uniquement.
Pour éditer un nœud, sans créer un nouvel enregistrement, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
Sur le nœud souhaité, cliquez sur
> Éditer toutes les versions.Corrigez les erreurs du nœud.
Cliquez sur Sauvegarder.
Généralement, vous supprimez un nœud après :
l’avoir créé dans le module Core HR ou l’avoir importé et avoir découvert des erreurs ;
une demande par le département RH, car le nœud n’a jamais été utilisé.
Vous pouvez supprimer un nœud uniquement s'il n'est pas utilisé dans un dossier collaborateur et s'il ne possède pas de nœud enfant.
Si vous essayez de supprimer un nœud utilisé, le message suivant s'affiche :
Suppression non autorisée
Supprimer ce nœud impliquerait la suppression d'autres nœuds et des éventuels historiques liés.
Pour supprimer un nœud depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Sélectionnez la catégorie et le référentiel souhaité.
Sur le nœud souhaité, cliquez sur
> Supprimer nœud.Cliquez sur Valider.
Les référentiels utilisent le même processus de recopie que les sections de données. Cependant, comme la plupart des référentiels sont recopiés individuellement dans les PPC du module Administration, le mode de fonctionnement est différent.
La recopie permet de rendre toutes les données des référentiels Core HR disponibles dans les autres modules de la suite Cegid HR.
En revanche, seules les données de la version courante sont recopiées, le module Administration n’utilisant pas la stratégie de gestion des versions.
Il existe deux types de recopie :
la recopie instantanée : cette recopie est lancée dès que vous modifiez l'enregistrement du nœud de la version actuelle d'un référentiel.
Par exemple : la modification du libellé ou la désactivation du nœud de la version actuelle.
la recopie planifiée : cette recopie a lieu toutes les 24 heures, généralement en début de matinée. Elle n'a lieu que lorsque Core HR détecte une nouvelle version d'un référentiel à la date du jour.
Dans l'exemple ci-dessous, au 01/01/2024, la recopie planifiée va désactiver le centre médical 2 (nœuds et structure) et activer le centre médical 4 (nœuds et structure) dans le module Administration, mais elle ne concerne pas les deux autres centres médicaux qui n'ont pas évolués à cette date.
La fonctionnalité Héritage de la structure juridique vous permet de relier une structure organisationnelle à une ou plusieurs structures juridiques : côté utilisateur, les valeurs des structures juridiques seront donc préremplies en fonction du choix de la structure organisationnelle.
Cette fonctionnalité impacte :
le dossier collaborateur
l'événement Embauche
les événements de type Mutation
Important : vous ne pouvez pas utiliser cette fonctionnalité si vous avez activé la fonctionnalité Gestion des postes de travail.
Prérequis :
L'activation de la fonctionnalité doit être demandée via un ticket au support.
Assurez-vous d'avoir les droits nécessaires, listés dans l'article ???.
Une fois la fonctionnalité et les droits activés, depuis le module Core HR :
Allez dans le menu Référentiels > Structure de l'entreprise > Structure organisationnelle.
Éditez le nœud souhaité en cliquant sur
> Éditer toutes les versions.Renseignez le champ Structure juridique primaire en cliquant sur la valeur souhaitée dans la liste déroulante.
Si vous souhaitez ajouter une autre valeur, depuis le tableau Structures juridiques secondaires :
Cliquez sur
Ajouter une structure juridique.Cliquez sur la valeur souhaitée dans la liste déroulante.
Vous ne pouvez pas choisir la même valeur que pour le champ Structure juridique primaire, sinon vous aurez une erreur au moment de l'enregistrement.
Cliquez sur Sauvegarder en haut à droite pour sauvegarder vos modifications.
Dès que la fonctionnalité est activée, les deux champs Structure juridique primaire et Structures juridiques secondaires sont disponibles, au sein de la section de données Situation, dans l'édition des modèles :
Le champ Structure juridique primaire est visible et obligatoire : ce comportement ne peut pas être modifié.
Le champ Structures juridiques secondaires peut être visible et/ou obligatoire.
Attention : la configuration de votre modèle doit être cohérente avec la configuration de vos référentiels.
Vous devez obligatoirement renseigner une valeur pour le champ Structure juridique primaire dans les référentiels.
Si vous paramétrez le champ Structures juridiques secondaires comme obligatoire, vous devez avoir renseigné des valeurs dans les référentiels.
Dans les deux cas ci-dessus, si les conditions ne sont pas remplies, vos utilisateurs auront un message d'erreur à l'enregistrement de la section de données Situation.
Lors de la sélection de la structure organisationnelle dans la section de donnée Situation, l'utilisateur aura les valeurs sélectionnées automatiquement en lecture seule pour les champs Structure juridique primaire et Structures juridiques secondaires.
Une option Surcharger l'héritage peut être cochée : cette option permet de rendre les deux champs éditables et de modifier les valeurs si besoin.
Tant que l'option sera cochée, aucune modification effectuée dans le référentiel ne sera répercutée sur la section de données Situation du collaborateur : dès que l'option est décochée, les surcharges sont perdues et l'héritage du référentiel reprend le dessus.
Ce référentiel permet d’enrichir la liste de responsables disponibles auprès d'un collaborateur. Il permet de créer différents types de référents transverses tels que des contacts RH, administratifs et paie, comptables, financiers, etc.
Ce référentiel n’est pas hiérarchique et n'est pas versionné.
Il existe deux types de référents transverses :
le type Manager RH : il ne peut y avoir qu’un seul référent transverse de ce type ;
le type Personnalisé : il s’agit de tous les autres référents transverses que vous créez. Leur nombre n’est pas limité.
Le fonctionnement de ce référentiel est particulier et son utilisation se fait par étape :
Dans un premier temps, vous devez créer les nœuds du référentiel (manuellement ou via un import), qui correspondent aux différents types de référents possibles.
Ces nœuds sont recopiés automatique dans le module Administration, menu Performance > Organigramme.
Dès qu'un collaborateur est rattaché à un référent, ce dernier est automatiquement recopié dans l'organigramme du menu Performance > Organigramme. Un référent peut être ajouté via un dossier collaborateur ou un événement (Embauche, Mutation, Mutation d'entité juridique et Fin de contrat).
Le référentiel Référents transverses est disponible dans la catégorie Structure de l’entreprise.
Un certain nombre de droits sont nécessaires pour l'utilisation complète de ce référentiel.
Module | Sous-Module | Droit | Fonction |
|---|---|---|---|
Administration | Référentiels | Éditer la liste des référents transverses | Permets de modifier le référentiel et de migrer les organisations depuis le menu Performance. |
Administration | Référentiels | Visualiser la liste des référents transverses | Permets de visualiser le référentiel. |
Administration | Gestion Administrative | Visualiser le groupe d'informations Référent transverse | Permets de visualiser la section de données Référent transverse. |
Administration | Gestion Administrative | Éditer le groupe d'informations Référent transverse | Permets de visualiser et d’éditer la section de données Référent transverse. |
Administration | Libre service | Éditer le groupe d'informations Référent transverse | Permets de visualiser et d’éditer la section de données Référent transverse via le Self-Service Collaborateur. Veuillez noter que l’activation de ce droit n’est pas recommandée. |
Administration | Libre service | Visualiser le groupe d'informations Référent transverse | Permets de visualiser la section de données Référent transverse via le Self-Service Collaborateur. |
TS Performance | Organigramme | Éditer les organigrammes (ajouter, modifier, supprimer) | Droit nécessaire pour éditer les organigrammes du menu Performance > Organigramme, nécessaire à l'import des référents transverses dans Core HR. Ce droit se cumule avec le précédent. |
Général | Gestion du menu principal | Afficher le menu Administration | Droit nécessaire pour accéder au module Administration. Il est nécessaire d'accéder à ce module pour paramétrer les référents transverses. |
Général | Habilitations | Outrepasser les listes d'autorisations sur l'ensemble des organigrammes | Nécessaire pour outrepasser les habilitations d'un utilisateur, afin qu'il visualise tous les organigrammes depuis la page d'accueil Cegid HR. |
Général | Habilitations | Outrepasser les listes d'autorisations sur l'organigramme de référence | Nécessaire pour outrepasser les habilitations d'un utilisateur, afin qu'il visualise l'organigramme de référence (marqué d'une étoile) dans le module Administration. |
Le référentiel Référents transverses peut être alimenté de deux façons :
en créant des nœuds directement dans Core HR, comme pour les autres référentiels ;
via un import d'une ou plusieurs organisations depuis le menu Performance > Organigramme.
Dans ce cas, Core HR a le contrôle total sur ces données : les modifications ou suppressions doivent se faire depuis Core HR.
Veuillez noter que l’import d’organisation doit rester une opération ponctuelle.
Veuillez noter que vous pouvez supprimer un référent transverse uniquement s’il n’est pas utilisé dans un dossier collaborateur.
Pour créer un nœud dans le référentiel Référents transverses, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Vous arrivez sur la catégorie Structure de l'entreprise, cliquez sur le référentiel Référents transverses.
Si le référentiel n'a pas été créé, cliquez sur le bouton Créer un nœud au centre de la page.
Si le référentiel a été créé, cliquez sur
> Créer un nœud.Renseignez tous les champs obligatoires.
Cliquez sur Sauvegarder comme nouveau pour enregistrer votre nœud.
Les informations du nœud sont enregistrées et vont être recopiées dans le menu Performance > Organigramme.
Toute modification de ce référentiel doit dorénavant s’effectuer dans Core HR.
Pour importer une organisation dans le référentiel Référents transverses, depuis le module Core HR :
Cliquez sur le menu
Référentiels dans le panneau latéral de gauche.Vous arrivez sur la catégorie Structure de l'entreprise, cliquez sur le référentiel Référents transverses.
Si le référentiel n'a pas été créé, cliquez sur le bouton Import d'organisation au centre de la page.
Si le référentiel a été créé, cliquez sur
> Import d'organisation.Sélectionnez la Date de début d’affectation des collaborateurs pour la migration : cette date est commune à tous les collaborateurs, tous les liens seront migrés dans Core HR à cette date.
Le bouton Vérifier les organisations à importer vous permet d'accéder au menu Performance > Organigramme pour vérifier les organisations listées, l’import étant définitif et irréversible.
Ce bouton dépend de certains droits listés ci-dessus.
Sélectionnez les organisations à importer en les cochant dans le tableau affiché.
Cliquez sur Import d'organisation pour lancer l'import.
Toute modification de ce référentiel doit dorénavant s’effectuer dans Core HR.
Tout organigramme migré dans Core HR ne peut plus être mis à jour dans l’ancien import intitulé Organisations.